KVKK Aydınlatma Metni ve Gizlilik Politikası
Son güncelleme: 06.09.2026
Bu metin, Firmalog (firmalog.com.tr) üzerinden işlenen kişisel verilerin hangi amaçla, hangi hukuki sebeple ve kimlere aktarılarak işlendiğini, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında açıklamak üzere hazırlanmıştır.
Özet. Bu özet kolay okunsun diye eklenmiştir; bağlayıcı olan aşağıdaki maddelerin tam metnidir.
- Verinizin veri sorumlusu mali müşavirlik bürosudur; Firmalog veri işleyen sıfatıyla hizmet verir (md. 1).
- İşlenen veriler üç grupta toplanır: büro kullanıcılarının hesap ve erişim kayıtları, mükelleflere ait kimlik/vergi/iletişim bilgileri ve yüklenen belgelerin içeriğindeki veriler (md. 2).
- Belge işlemede yapay zekâ kullanılır ve bu işlem yurt dışına aktarım içerir; ayrıntısı 4. maddededir.
- Dijital Vergi Dairesi şifreleri şifrelenmiş olarak saklanır, trafik TLS ile taşınır (md. 8).
- Erişim, düzeltme, silme ve itiraz haklarınız KVKK md. 11'den doğar; başvurunuzu önce veri sorumlusu olan mali müşavirlik bürosuna iletirsiniz, Firmalog bu taleplerde büroya destek olur (md. 9-10).
1. Veri sorumlusu ve rol dağılımı
Firmalog çok kiracılı bir yazılımdır: her mali müşavirlik bürosu kendi verisini kendi kapalı alanında tutar. Bu yapı gereği roller şöyledir:
| Taraf | Rol | Ne yapar |
|---|---|---|
| Hizmeti kullanan mali müşavirlik bürosu (SMMM/YMM) | Veri sorumlusu | Müşterisine ait verinin hangi amaçla işleneceğine karar verir; sisteme o girer. |
| TRARGE Danışmanlık Hizmetleri Anonim Şirketi | Veri işleyen | Yazılımı ve altyapıyı sağlar; veriyi yalnızca bürosunun talimatı doğrultusunda işler. |
| Anthropic PBC (ABD) | Alt işleyen | Belge okuma (yapay zekâ ile çıkarım) hizmeti — bkz. 4. bölüm. |
Veri işleyen sıfatıyla iletişim bilgileri: TRARGE Danışmanlık Hizmetleri Anonim Şirketi, Kazım Özalp Mahallesi, Kelebek Sokak No:19 İç Kapı No:2, Çankaya / ANKARA, Cumhuriyet V.D. 6301326019, MERSİS No 0630132601900001, e-posta: info@firmalog.com.tr.
2. Hangi kişisel veriler işleniyor?
Sistemde tutulan veriler, ait oldukları kişi grubuna göre:
| Kişi grubu | Veri kategorileri |
|---|---|
| Büro kullanıcıları (yetkili, personel) | Ad-soyad, kullanıcı adı, e-posta adresi, rol ve ekran yetkileri, oturum açma/çıkma ve ekran erişim kayıtları (hareket kaydı). |
| Mükellefler ve mükellef yetkilileri | Firma adı ve tam unvan, yetkili kişi adı, T.C. kimlik numarası, vergi kimlik numarası, vergi dairesi, açık adres, telefon, tercih edilen iletişim kanalı, hizmet ve anlaşma bilgileri, Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresi. |
| Belgeler içinde yer alan kişiler | Sisteme yüklenen fatura, beyanname, mizan ve resmî evrak dosyalarının içeriğinde bulunan her türlü veri (kimlik, iletişim, adres, IBAN, finansal bilgiler ve beyannameyi düzenleyen meslek mensubuna ait bilgiler dahil). |
Dijital Vergi Dairesi şifreleri veritabanında şifrelenmiş olarak (Fernet simetrik şifreleme) saklanır; düz metin olarak tutulmaz.
3. İşleme amaçları ve hukuki sebep
- Mali müşavirlik hizmetinin yürütülmesi: firma takibi, beyanname ve tahakkuk arşivi, vergi borcu sorgulama, e-tebligat takibi, tahsilat ve gider takibi.
- Yüklenen belgelerden muhasebe kaydına esas bilgilerin çıkarılması (bkz. 4. bölüm).
- Hesap güvenliği: yetkisiz erişim denemelerinin engellenmesi ve erişim kayıtlarının tutulması.
- Yasal saklama ve ibraz yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.
İşleme, sözleşmenin kurulması ve ifası ile veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi hukuki sebeplerine dayanır. Yapay zekâ ile belge işleme bakımından aranan ek hukuki dayanak 4. bölümde açıklanmıştır.
4. Belgeler yapay zekâ ile nasıl işleniyor, veriler yurt dışına aktarılıyor mu?
Açıkça belirtmek isteriz: Fatura ve bilanço/beyanname okuma özellikleri kullanıldığında, yüklenen belgenin sayfa görüntüsü Amerika Birleşik Devletleri'nde yerleşik Anthropic PBC şirketinin yapay zekâ servisine (Claude modeli) gönderilir. Bu, KVKK anlamında kişisel verinin yurt dışına aktarılmasıdır.
Gönderilen şey belgenin tamamının görüntüsüdür; yalnızca çıkarılmak istenen alanlar değil. Bu nedenle belgede bulunan telefon, e-posta, adres, IBAN gibi bilgiler ve beyannameyi düzenleyen meslek mensubuna ait bilgiler de aktarımın kapsamına girer.
Aktarımın kapsamı ve koşulları:
- Ne zaman: yalnızca kullanıcı bir fatura veya bilanço/beyanname belgesini yükleyip okuma işlemini başlattığında. Sistemdeki diğer veriler (firma kartları, tahsilat, ajanda, evrak arşivi) yurt dışına aktarılmaz.
- Ne gönderilir: ilgili belgenin sayfa görüntüsü ve çıkarılacak alanları tanımlayan komut metni.
- Ne geri döner: yapılandırılmış alan bilgileri (tutar, tarih, unvan, vergi no vb.); bunlar sistemde saklanır.
- Aktarım sırasında: bağlantı TLS ile şifrelenir.
Bu aktarım için gereken hukuki dayanak (veri işleyen sözleşmesi ve KVKK md. 9 uyarınca aranan uygun güvenceler) veri sorumlusu ile Firmalog arasındaki sözleşmede düzenlenir. Yapay zekâ ile belge işleme özelliğini kullanmayan büroların verisi yurt dışına aktarılmaz.
5. Meslek sırrı
3568 sayılı Kanun uyarınca meslek mensubunun sır saklama yükümlülüğü, müşterinin gerçek veya tüzel kişi olmasına bakmaksızın geçerlidir. Firmalog'a yüklenen ticari ve mali bilgiler, KVKK anlamında kişisel veri niteliği taşımasa dahi meslek sırrı kapsamında değerlendirilir ve bu metindeki güvenlik tedbirlerine tabidir.
6. Aktarılan taraflar
| Taraf | Aktarılan veri | Sebep |
|---|---|---|
| Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemleri | Firmanın Dijital Vergi Dairesi kullanıcı bilgileri; sorgulanan mükellefe ait bilgiler | Vergi borcu sorgulama, beyanname ve tebligat çekme — kullanıcının kendi talebiyle |
| Anthropic PBC (ABD) | Yüklenen fatura/beyanname sayfa görüntüsü | Belge okuma — bkz. 4. bölüm |
| E-posta altyapısı sağlayıcısı (Google Workspace) | Ad-soyad, e-posta adresi | Davet ve parola sıfırlama e-postalarının iletilmesi |
| Yetkili kamu kurum ve kuruluşları | Talep edilen veri | Kanunen zorunlu hallerde |
Bunlar dışında kişisel veriler üçüncü kişilere satılmaz, pazarlama amacıyla paylaşılmaz.
7. Verileriniz ne kadar süre saklanıyor?
Veriler, hizmet sözleşmesi devam ettiği sürece ve ilgili mevzuatın öngördüğü saklama süreleri boyunca tutulur. Sözleşme sona erdiğinde veri sorumlusunun talimatı doğrultusunda iade edilir veya silinir. Silinen evraklar önce bir çöp kutusuna alınır; kalıcı silme ayrı bir işlemdir.
8. Verileriniz nasıl korunuyor?
- Tüm trafik TLS ile şifrelenir; uygulama sunucusu yalnızca yerel ağdan erişilebilir.
- Her büronun verisi ayrı bir kapalı alanda tutulur; sorgular kiracı bazında süzülür, bir büro diğerinin verisini göremez.
- Kullanıcı bazında ekran yetkilendirmesi vardır; yetkilendirilmemiş ekran erişime kapalıdır.
- Parola denemelerine karşı IP ve hesap bazlı koruma uygulanır.
- Yüklenen dosyalar tür doğrulamasından geçirilir.
- Dijital Vergi Dairesi şifreleri şifrelenerek saklanır.
- Oturum açma, çıkış ve ekran erişimleri kayıt altına alınır.
9. İlgili kişi olarak hangi haklara sahipsiniz?
KVKK md. 11 uyarınca ilgili kişi olarak şu haklara sahipsiniz:
- Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
- Yurt içinde veya yurt dışında verinin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme.
- Şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini isteme.
- Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
- Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme.
- Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.
10. Başvurunuzu nereye yaparsınız?
Verileriniz üzerinde veri sorumlusu, hizmeti aldığınız mali müşavirlik bürosudur. Bu nedenle taleplerinizi öncelikle bürosuna iletmeniz gerekir. Firmalog, veri işleyen sıfatıyla bu taleplerin yerine getirilmesinde büroya destek olur.
Yazılım ve altyapıya ilişkin sorularınız için: info@firmalog.com.tr — 0538 212 60 13 — Kazım Özalp Mahallesi, Kelebek Sokak No:19 İç Kapı No:2, Çankaya / ANKARA.
11. Bu metindeki değişiklikler
Metin, işleme faaliyetlerinde veya mevzuatta değişiklik olması halinde güncellenir. Güncel sürüm her zaman bu sayfada yayımlanır; sayfanın başındaki tarih son güncelleme tarihini gösterir.